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[No.4501] [固定リンク][非] 会議進行テンプレート(マージ肉付け案) 投稿者:結城由羅@世界忍者国  投稿日:2018/01/26(Fri) 20:25:48
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【1】会議の企画書

事前に「企画書」(レジュメ。アジェンダなどとも言います)を用意しておくことが望ましいです。
・企画書では会議自体の目的と決定したい事項を明確にします。
・企画書で会議の流れを明らかにしておくことで、参加者が事前に考えておけるようにします。
・企画書は会議実施の3日前には通知するのが望ましいです。

会議企画書テンプレート(案)は以下に別掲:
http://cwtg.jp/oripbbs/nisetre.cgi?no=4485

【2】実際の会議の流れ

1.開会宣言
今から会議が始まるということを明確にするため、必ず開始宣言を行ってください。
この際、以下のことを全員に伝達すること。
 ・この会議はいつまで行われるか
 ・会議目的は何であるか

開始宣言
「本日はお忙しいところお集まりいただきありがとうございました。これから会議を始めたいと思います。」
今日の予定(終了時刻)
「会議時間は○時間(○分)、○○:○○に終了の予定です。」
今日の主な議題
「本日の(主な)議題は○○です。(その他○件の議題があります)」

「よろしくお願いします。」

2.役割分担
会議を行うための役割分担を行います。
 ・書記(議事録を作成し、現在の議題が何であるかを明示します)
 ・タイムキーパー(時間管理を行います)
は必ず必要です。
決める際は「誰かやってくれませんか」ではなく「○○さんお願いします」とするのがよいでしょう。事前にお願いしておくとなおスムーズです。

書記とタイムキーパーの宣言
「書記は●●さん、タイムキーパーは◯◯さんにお願いしたいと思います。よろしいでしょうか?」
回答の確認後開始
「ありがとうございます」
出席者への記名依頼
「出席者の皆様には、書記の手間を軽減するため、オンステージへの記名をよろしくお願いします」
開始
「それでは始めさせてもらいます」

3.話し合い

会議のメインフェイズです。
各議題について、下記3ステップで進めます。
#芝村さんの「評価→分析→計画→実行」プロセスに準じます。

a.現状(評価)…現状情報の共有、評価をおこなう
※この段階で情報が不足している場合は情報収集

b.改善(分析)…評価した情報をもとに、目的を達成するために現状の何を変えるかを決定

c.作戦(計画)…改善の進め方を決定(5W1H)
※aで情報が不足していてbが決定できない場合、情報収集の進め方を決定する

○サブプロセス:疑問点の洗い出し
状況を知るためにどのような質疑をするべきかアイデアを募ります。
「状況がまだよくわかっていないようなので、調査をおこないたいと思います。何を調べるべきか挙げてみてください」

a〜cそれぞれについて下記(1)〜(5)を繰り返します。

(1)議題の提示
今から話し合う議題が何であるかを明示します。原則としてそれ以外のことは話しません。

a.現状(評価)
芝村さんの評価工程では、「今状況と対応はどんな感じでスコアはどれくらいなのか」を決めます。
開始
「まず、○○について、現状評価をおこないます。現在の対応を含む状況についてわかっていることを挙げていきましょう」

b.改善(分析)
開始
「おおむね現状把握はできたかと思います。ではこの課題について何をすべきか考えていきましょう」

情報が足りない場合は、改善(分析)工程では、疑問点を洗い出しをおこないます。
「情報が足りていないことがわかりましたので、どのような情報が必要か検討したいと思います」

c.作戦(計画)
この工程では改善(問題解決)の進め方(5W1H)を決定します。
WHY(なぜ)は、現状(評価)工程で、WHAT(何を)はで改善(分析)工程で決定するので、
作戦(計画)工程では、WHO(誰が)WHEN(いつ)WHERE(どこで)HOW(どのように)を明確にしましょう。
具体的には以下のようになります。

・WHO:計画の実施責任者(対応責任者)の決定。必要ならば対策チームを作る。
「本件ですが、まず、対応を決めなければいけません」
問題が大きい場合、責任者の決定後対策チームを作ります。
「本件は一人で対応するのは難しいので、対策チームを作りたいと思います」
情報が足りない場合は、作戦(計画)工程では、質疑計画を策定します。
「情報調査をおこなう責任者を決定したいと思います」

・WHEN:計画実施時期の決定
「実施をいつにしましょうか?」
これは判定を伴う場合、ゲームができるタイミングや責任者の都合を調整する必要があります。
会議外での調整が必要な場合、責任者にお願いするのもありでしょう。
「(責任者)さん、スケジュール調整お願いできますでしょうか」

・WHERE:計画実行の場所
ゲーム内での実施場所(NW内の国など)、ゲームの実施場所(ツイッターなど)、をそれぞれ詰める必要があります。
これについてはHOWと合わせて責任者に決めてもらいます。

・HOW:計画の詳細化
これは担当者に委任して、対策チームがある場合はそこで詰めるべきでしょう。

「(責任者)さん、実施時期や計画の詳細の決定についてはよろしくお願いします」

(2)意見募集
まずは議題についての意見を広く収集します。
基本的に参加者が自由に発言するものですが、必要に応じて(当事者であるなど)議長が指名して発言を促すこともあります。
ここでは意見に対する反論は行いません。

制限時間の提示
「では、○○分まで自由に意見を出してください」

a.現状(評価)
当事国がある場合
「よろしければ当事国である○○さんからご説明をお願いします」
途中(促し)
「他に見落としていることはありませんか?」

b.改善(分析)
既に案が企画書などで提示されている場合、それの提示
「現在、案としてはこのようなものが提案されています」
途中
「他にやっておくべきことはありませんでしょうか?」

c.作戦(計画)
・責任者の決定
まずは立候補の募集
「どなたか立候補はありませんか」
立候補がない場合は推薦を募集
「立候補がないようですので、推薦はありますでしょうか?」
対策チームがある場合の人員募集
「どなたか、対策チームで手伝っても良いという方はおられますか?」
責任者に委任する場合
「対策チームのメンバについては○○さんにお任せします。よろしくお願いします」

(3)討論
出た意見を簡単にまとめ、それについて討論を行います。
発言の際には以下の項目を明確にしてください。
 ・どの意見に対して
 ・賛成か反対か
 ・その理由
また、この際に他人の発言をさえぎることはしないようにしましょう。
必要であれば議長から注意をしてください。

まとめの作成
「概ね出尽くしたと思われますので、ここまでをまとめたいと思います」

a.現状(評価)
異論について
「ここまで出ている状況について、何か異論がある場合はご意見ください」

b.改善(分析)
異論について
「ここまで出ている案について、何か異論がある場合はご意見ください」

c.作戦(計画)
・責任者の決定
複数名の立候補あるいは推薦がある場合議論をおこなう
「○○さんと△△さん〜が立候補/推薦されていますが、どちら/どなたにしましょうか。ご意見ください」
1名しかいない場合は反対意見がないか確認
「○○さんが立候補/推薦されていますが、反対意見はありますでしょうか?」

(4)決定
議題に対する結論を出します。
この際、基本的に多数決を行ってはいけません。
どうしても結論に納得ができない参加者がいる場合、またはうまく結論が出せない場合にはその議題を別の日にやり直すか、議長の権限によって結論を確定してください。
やり直しが理想ですが、時間に都合上そうもいかないこともあります。

現状まとめ(結論)の提示と修正受付について
「これで間違いはありませんでしょうか? 後からでも何かありましたらご指摘ください」

a.現状(評価)
スコアの決定(オプション)
「現在のスコアはどのくらいでしょう?」
次の工程(改善(分析))への移動宣言
「では、出た状況の分析に移りたいと思います」

現状(評価)の段階で情報収集が足りていない場合は、検討を進める前に情報収集をおこないます。
情報が検討できるほど集まったのち、再度会議をおこないましょう。

b.改善(分析)
次の工程(作戦(計画))への移動宣言
「では、具体的な計画実施の検討に移りたいと思います」

c.作戦(計画)
・責任者の決定
決定後
「(責任者)さん、本件について対応よろしくお願いします」
対策チームで対応する場合
「(責任者)さん、本件について、対策チームでの対応をよろしくお願いします」
→この会議終了後は個別の対策会議に分岐する

4.まとめ
議題がすべて終了したら、簡単に議題と結論をまとめて明示してください。
次回以降への宿題がある場合もここでまとめてください。

「議案XXについては●●さんに◯◯を行っていただきます」
「議案XXについては追加の情報収集を行います。担当はYさんです」
など

5.連絡事項
その他連絡事項がある場合、ここで伝えてください。
次の日程等も目途が立っていれば伝えるといいでしょう。


6.閉会宣言
議長より明確に閉会宣言を出してください。
これによって参加者は安心して帰ることができます。

「それでは本日の会議を終了致します。ご協力ありがとうございました」


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