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[No.4483] [固定リンク][非] 会議進行テンプレート(素案) 投稿者:GENZ@無名騎士藩国  投稿日:2018/01/21(Sun) 20:52:19
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【1】会議の企画書

・会議自体の目的と決定したい事項を明確にします。
・会議の流れを明らかにしておくことで、参加者が事前に考えておけるようにします。
・企画は会議実施の3日前には通知するのが望ましいです。

日時:(開催日時)
目的:(会議で解決したい目的)
議題:(会議で決定したい具体的項目)
資料:(参加者に把握しておいて欲しい情報)
進行:(会議の流れの概要)


(例)
日時:2018/1/25
目的:T23に向けて共和国内の経済発展の道筋をつける
議題:
 1.共和国全体での方針検討
 2.各藩国の役割検討
 3.作業スケジュールの確認
資料:
 (URL)
 (各国作成予定アイドレス概要)
 etc...
進行:
 22:00〜22:10 概要説明
 22:10〜22:30 全体方針検討
 22:30〜23:00 各藩国の役割検討
 23:00〜23:20 作業スケジュールの確認

【2】実際の会議の流れ

1.開会宣言
今から会議が始まるということを明確にするため、必ず開始宣言を行ってください。
この際、以下のことを全員に伝達すること。
 ・この会議はいつまで行われるか
 ・会議目的は何であるか

「お集まりいただきありがとうございます」
「本日の会議の主な目的は●●、何時何分まで実施の予定です。ほか、細かい内容については企画書をご覧ください」
「よろしくお願いします」

2.役割分担
会議を行うための役割分担を行います。
 ・書記(議事録を作成し、現在の議題が何であるかを明示します)
 ・タイムキーパー(時間管理を行います)
は必ず必要です。
決める際は「誰かやってくれませんか」ではなく「○○さんお願いします」とするのがよいでしょう。事前にお願いしておくとなおスムーズです。

「書記は●●さん、タイムキーパーは◯◯さんにお願いしたいと思います。よろしいでしょうか?」
「ありがとうございます。それでは始めさせてもらいます」


3.話し合い

会議のメインフェイズです。
各議題について、下記3ステップで進めます。

a.現状…現状情報の共有、評価をおこなう
※この段階で情報が不足している場合は情報収集

b.改善…評価した情報をもとに、目的を達成するために現状の何を変えるかを決定

c.作戦…改善の進め方を決定(5W1H)
※aで情報が不足していてbが決定できない場合、情報収集の進め方を決定する

a〜cそれぞれについて下記(1)〜(5)を繰り返します。

(1)議題の提示
今から話し合う議題が何であるかを明示します。原則としてそれ以外のことは話しません。

(2)意見募集
まずは議題についての意見を広く収集します。
基本的に参加者が自由に発言するものですが、必要に応じて(当事者であるなど)議長が指名して発言を促すこともあります。
ここでは意見に対する反論は行いません。

(3)討論
出た意見を簡単にまとめ、それについて討論を行います。
発言の際には以下の項目を明確にしてください。
 ・どの意見に対して
 ・賛成か反対か
 ・その理由
また、この際に他人の発言をさえぎることはしないようにしましょう。
必要であれば議長から注意をしてください。

(4)決定
議題に対する結論を出します。
この際、基本的に多数決を行ってはいけません。
どうしても結論に納得ができない参加者がいる場合、またはうまく結論が出せない場合にはその議題を別の日にやり直すか、議長の権限によって結論を確定してください。
やり直しが理想ですが、時間に都合上そうもいかないこともあります。


4.まとめ
議題がすべて終了したら、簡単に議題と結論をまとめて明示してください。
次回以降への宿題がある場合もここでまとめてください。

「議案XXについては●●さんに◯◯を行っていただきます」
「議案XXについては追加の情報収集を行います。担当はYさんです」
など

5.連絡事項
その他連絡事項がある場合、ここで伝えてください。
次の日程等も目途が立っていれば伝えるといいでしょう。


6.閉会宣言
議長より明確に閉会宣言を出してください。
これによって参加者は安心して帰ることができます。

「それでは本日の会議を終了致します。ご協力ありがとうございました」


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