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[No.4481] [固定リンク][非] 会議進行テンプレート(素案) 投稿者:結城由羅@世界忍者国  投稿日:2018/01/21(Sun) 16:41:28
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#会議進行テンプレート
#元がすでにある程度決定している事項についての意識調整のための会議になっているようだったので、
#もう少し問題解決を主体とした進行に修正してみています(共和国の会議ならそっちのが良いのでは)。

○会議の流れ
1.開会宣言
2.役割分担
3.話し合い
 (1)議題の提示
 (2)意見収集
 (3)討論
 (4)決定
4.まとめ
5.連絡事項
6.閉会宣言


1.開会宣言
今から会議が始まるということを明確にするため、必ず開始宣言を行ってください。
この際、以下のことを全員に伝達すること。
 ・この会議はいつまで行われるか
 ・主な議題は何であるか

開始宣言
「本日はお忙しいところお集まりいただきありがとうございました。これから会議を始めたいと思います。」
今日の予定(終了時刻)
「会議時間は○時間(○分)、○○:○○に終了の予定です。」
今日の主な議題
「本日の(主な)議題は○○です。(その他○件の議題があります)」

「よろしくお願いします。」

2.役割分担
会議を行うための役割分担を行います。
 ・書記(議事録を作成し、現在の議題が何であるかを明示します)
 ・タイムキーパー(時間管理を行います)
は必ず必要です。
決める際は「誰かやってくれませんか」ではなく「○○さんお願いします」とするのがよいでしょう。事前にお願いしておくとなおスムーズです。

書記とタイムキーパーの宣言
「書記は○○さん、タイムキーパーは○○さん、お願いします」

3.話し合い
会議のメインフェイズです。
議題の数に応じて以下の(1)〜(5)を繰り返します。
(1)議題の提示
今から話し合う議題が何であるかを明示します。原則としてそれ以外のことは話しません。

「それでは、これから○○の議題についての協議を開始します」

(2)意見収集
まずは議題についての意見を広く収集します。
基本的に参加者が自由に発言するものですが、必要に応じて(当事者であるなど)議長が指名して発言を促すこともあります。
ここでは意見に対する反論は行いません。

#ここは状況や前提条件のすり合わせが行われるべき工程のような。意見は分析もしくは計画ではないか。
#芝村さんの「評価→分析→計画→実行」での評価にあたる
#芝村さんの評価工程では、「今状況と対応はどんな感じでスコアはどれくらいなのか」を決めた
#開発プロセスでは要求分析工程にあたる

開始
「まず、現状評価をおこないます。現在の対応を含む状況についてわかっていることを挙げていきましょう」
途中
「他に見落としていることはありませんか?」
異論について
「ここまで出ている状況について何か異論がある場合はご意見ください」
終わり
「概ね出尽くしたと思われますので、分析に移りたいと思います」

なお、この時点で情報収集が足りていない場合は、討論を進める前に情報収集をおこなうべきである。
情報が足りず、分析・計画工程に進めない場合はいったんここで会議を止め、疑問点を洗い出して質疑をおこなったのち、再度会議をすべきである。
なお、次の議題がある場合はそちらに移る。
→4

サブプロセス:疑問点の洗い出し
#状況を知るためにどのような質疑をするべきかアイデアを募る
「状況がまだよくわかっていないようなので、調査をおこないたいと思います。何を調べるべきか挙げてみてください」

(3)討論
出た意見を簡単にまとめ、それについて討論を行います。
発言の際には以下の項目を明確にしてください。
 ・どの意見に対して
 ・賛成か反対か
 ・その理由
また、この際に他人の発言をさえぎることはしないようにしましょう。
必要であれば議長から注意をしてください。

#ここは分析工程とすべきのような

開始
「おおむね現状把握はできたかと思います。ではこの問題について何をすべきか考えていきましょう」
途中
「他にやっておくべきことはありませんでしょうか?」
異論について
「ここまで出ている案について何か異論がある場合はご意見ください」
終わり
「概ね出尽くしたと思われますので、具体的な計画策定に移りたいと思います」

(4)決定
議題に対する結論を出します。
この際、基本的に多数決を行ってはいけません。
どうしても結論に納得ができない参加者がいる場合、またはうまく結論が出せない場合にはその議題を別の日にやり直すか、議長の権限によって結論を確定してください。
やり直しが理想ですが、時間に都合上そうもいかないこともあります。

#ここも決定というよりは、出た案についてどう実行していくかの計画工程とすべきのような
#WHY(なぜ)とWHAT(何を)は上で決定しているはずなので、
#WHO(誰が)WHEN(いつ)WHERE(どこで)HOW(どのように)を明確にする

・WHO:計画の実施責任者(対応責任者)の決定。必要ならば対策チームを作る
「本件ですが、まず、対応を決めなければいけません。どなたか立候補はありませんか」
「立候補がないようですので、推薦はありますでしょうか?」
決定後
「(責任者)さん、本件について対応よろしくお願いします」
対策チームが必要な場合
「(責任者)さん、本件についての対策チームを作って対応をよろしくお願いします」

→この会議終了後は個別の対策会議に分岐する

・WHEN:計画実施時期の決定
「実施をいつにしましょうか?」
#これは判定を伴う場合、ゲームができるタイミングや責任者の都合を調整する必要がある

・WHERE:計画実行の場所
#ゲーム内での実施場所(NW内の国など)、ゲームの実施場所(ツイッターなど)、をそれぞれ詰める必要がありそう
#HOWと合わせて責任者に決めてもらう

・HOW:計画の詳細化
#これは担当者に委任して、対策チームがある場合はそこで詰めるべきとも

4.まとめ
議題がすべて終了したら、簡単に議題と結論をまとめて明示してください。
次回以降への宿題がある場合もここでまとめてください。

・状況のまとめ
・分析のまとめ
・計画のまとめ

を列挙し、〆る。

「本件につきましては、以上のようになりました。みなさま、ご協力ありがとうございました」

議題が複数ある場合は次の議題へ移る。

「では、次の議題に移りたいと思います」→3へ

5.連絡事項
その他連絡事項がある場合、ここで伝えてください。
次の日程等も目途が立っていれば伝えるといいでしょう。

#連絡事項通知は会議前に行ってもよい

開始
「すみませんが、解散前にいくつか連絡事項があります。」
終了
「以上になります。お時間をいただきましてありがとうございました」

#次の日程について調整が必要な場合はここで

提案
「次の会議は○○日○○時からここで(○○で)おこないたいと思いますが、いかがでしょうか」
決定後
「それでは、○○日の○○時から、○○で会議をおこないますので、ご参集の程よろしくお願いします」

6.閉会宣言
議長より明確に閉会宣言を出してください。
これによって参加者は安心して帰ることができます。

「それでは、本日の会議はこれにて終了、解散といたします。長時間にわたりご協力いただきありがとうございました」


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